Для тих компаній, які вже впровадили наш блок з бюджетування, ми пропонуємо розширення функціоналу з планування та контролю, а саме додавання документів Заявки на витрати.

Документ Заявка допомагає зробити прозорим санкціонування платежів, а його зв'язок із бюджетом полегшує процес узгодження.

Заявка на оплату формується на підставі документів Рахунок постачальника та Накладні витрати, суми, зазначені в заявці, звіряються з бюджетом. Якщо статтю бюджету вже використано, програма видає службове повідомлення, але заявку зберігає. Така процедура контролю в першу чергу є важливою для накладних витрат.

У заявці є поле Затверджено, яке проставляє користувач за участю Директор. Затвердження заявок також можна робити зі списку заявок на затвердження. При цьому проставляти прапорець вибору можна у списку, не заходячи в конкретні документи.

Заявки, що призводять до перевищення статті Бюджету, підсвічуються іншим кольором.

Тільки після затвердження заявки потрапляють до списку документів до оплати, який виглядає так:

У цьому списку можна переглянути всі плановані підтверджені оплати, а також прямо зі списку створити за необхідності списання коштів з подальшим перенесенням до банку-клієнта.

Ми також можемо запропонувати зробити цей блок ще більш динамічним, а саме налаштувати чат-бот для узгодження заявок або розробити мобільний додаток.

Тим компаніям, які ще не користуються нашим блоком бюджетування, ми пропонуємо впровадити його для бюджетів 2022 року.

Навіщо компанії Бюджети та їх автоматизація

Сучасне бізнес-середовище є вкрай динамічним і швидкозмінним. Компанія не може успішно конкурувати, перебуваючи лише у сьогоднішньому моменті та/або аналізуючи дані минулих періодів. Погляд у майбутнє є невід'ємною частиною успішної стратегії ведення бізнесу.

Тому в тій чи іншій мірі всі компанії займаються прогнозуванням майбутніх результатів, але, як правило, це робиться в Екселі, процес стає не прозорим і дуже трудомістким насамперед для фінансистів. Згодом додаткову роботу створює щомісячне порівняння план/факт, що проводиться вручну.

У зв'язку з цим нашою компанією розроблено блок документів та звітів з бюджетування, а також аналізу відхилень план/факт, який допомагає оцінити прогнозний фінансовий стан компанії, прогрес у виконанні планів, результативність кожного менеджера, очікуваний та фактичний прибуток у розрізі клієнтів.

Блок з будівництва бюджетів складається з наступних частин:

1. Планування продажу, яке включає документ з планування та звіт про заплановані обсяги.
2. Аналіз запланованих та фактичних даних про продаж.
3. Документ з бюджетними показниками доходів та видатків. Статті бюджету компанія налаштовує та визначає самостійно за допомогою конструктора статей.
4. Аналіз бюджетних та фактичних показників за будь-який період.

Планування продажу

План продажів вноситься за допомогою документа Планування продажів:

Дані документи групуються за періодами, менеджерами та клієнтами та виводяться у зведений звіт наступного формату:

Планування інших доходів та загальногосподарських (адміністративних) витрат

Кожна компанія може самостійно або за допомогою. Наших спеціалістів налаштувати той формат та деталізацію бюджетного звіту про прибуток та збитки, який він вважає оптимальним. Статті, формули та ієрархія також налаштовується користувачами.

Наприклад, нижче варіант налаштування статей Бюджету.

За результатами налаштування виходить такий документ для внесення бюджетних показників:

Доходи та витрати з відповідних довідників прив'язуються до кожної статті Бюджету для подальшого зіставлення план/факт.

Зіставлення забюджетованих та фактичних даних

Важливим перевагою автоматизації бюджетного блоку проти ручними розрахунками і те, що у програмі кожен запроваджений документ відразу відбивається у Звіті зі зіставлення планових і фактичних показників, тобто. на будь-який момент часу можна подивитися, наскільки використано кожну статтю бюджету. Такий облік полегшує поточний контроль над витратами періоду та визначення перевитрати.

Формат звіту: