У наш час для опису бізнес-середовища, в якому працюють компанії, все частіше використовують досить загадкову абревіатуру VUCA, і 2020 рік довів, що не дарма. Світ VUCA розшифровується як:

• Volatility (нестабільність)
• Uncertainty (невизначеність)
• Complexity (складність)
• Ambiguity (неоднозначність)

Ми відчуваємо та розуміємо, як складно компаніям працювати та розвиватися у світі невизначеності та хочемо зробити акценти на найважливіших речах у побудові фінансової системи, а саме плануванні та контролі головних активів – грошових коштів та дебіторської заборгованості.

Частина 1. Управління та контроль грошовими коштами

Управління грошовими коштами – це щоденний контроль грошових коштів з метою збалансованості надходжень та списань, а також уникнення касових розривів.

Ми пропонуємо два основних інструменти для полегшення такого контролю фінансистам:

• Блок за заявками на витрачання коштів;
• Платіжний календар.

1.1. Блок із заявок на витрачання коштів

Заявка створюється менеджером, відповідальним за витрати і є першим кроком до включення платежу до планів. Далі заявка проходить стадії необхідні для погодження і лише потім потрапляє в обробку до фінансистів для безпосереднього здійснення платежу.
Заявка на оплату формується на підставі документів Рахунок постачальника та Накладні витрати:

Форма заявки:

У заявці є поле "Затверджено", яке проставляє ТІЛЬКИ користувач з особливою роллю, і після цього заявки потрапляють до списку до оплати. Перелік заявок на оплату:

За кнопкою "Відкрити список для затвердження" відкривається перелік заявок, у яких потрібно поставити прапорець "Затверджено". Проставляти прапорець можна у списку, не відкриваючи документ.

На кнопці "Відкрити список для оплати" відкривається список документів, які дозволені для оплати. У стовпці "Вибір" ставляться галочки, які саме заявки йдуть на оплату, тут же можна сформувати "Списання коштів".

Цей алгоритм можна продовжити тим, щоб сформовані списання завантажувати в банк-клієнт і формувати платіжні доручення.

1.2. Платіжний календар

Платіжний календар виконує дві основні функції:

• при формуванні за минулі періоди звіт показує фактичний рух грошових коштів у розрізі кожного контрагента та документа руху грошових коштів та/або у розрізі видів діяльності (оперативна, фінансова, інвестиційна);
• при формуванні на майбутні періоди звіт показує прогнозні притоки та відпливи грошових коштів у розрізі кожної валюти, контрагента та документа руху грошових коштів.

Звіт складається на підставі запланованих дат оплати, які містяться у кожному фінансовому документі (рахунок, рахунок постачальника, накладні витрати). Для планування авансових платежів, і навіть рухів фінансової складової діяльності розроблено спеціальний документ Планування авансу. Докладніше про звіт можна прочитати за  посиланням. 

Частина 2. Управління та контроль дебіторської заборгованості

Одне з найважливіших завдань управління – це забезпечити компанію грошима для підтримки діяльності та подальшого розвитку.

Основний приплив коштів компанії, безумовно, отримують від своїх клієнтів. При цьому, як правило, ці кошти надходять не відразу після виконання робіт, а після закінчення терміну кредитування. Важливе завдання фінансової та комерційної служби полягає в тому, щоб забезпечити належну платіжну дисципліну клієнтів та дотримання ними обумовлених кредитних умов.

Тим важливіше це завдання для експедиторських компаній, які є посередниками у транспортній діяльності та мають своєчасно виконувати свої зобов'язання перед постачальниками транспортних послуг (лінії, термінали, автоперевізники). Інструменти нашого ERP, які допоможуть у відображенні та аналізі послуг, наданих у кредит, та платіжної дисципліни клієнтів:

2.1. Фіксація кредитних умов у картці клієнта/контрагента.

Картка клієнта дозволяється враховувати всі суттєві кредитні умови:

• період кредитування залежно від різних подій, обумовлених договором з клієнтом;
• розрахунок періоду за банківськими або календарними днями;
• контроль кредитного ліміту.

2.2. Розгорнутий звіт про дебіторську заборгованість

Звіт з дебіторської заборгованості дозволяє аналізувати як прострочені рахунки, так і ті, за якими термін оплати ще не настав.
Також доступна форма звіту в розрізі періодів виникнення/прострочення рахунків на клієнта.

2.3. Звіт з платіжної дисципліни

На жаль, як показує практика бізнесу, клієнти не завжди акуратно дотримуються платіжної дисципліни, яка обумовлена в контракті. У зв'язку з цим ми доповнили програму звітом, який дає змогу наочно побачити, які кредитні умови надані клієнтам та якими були терміни кредитування за фактом. Форма звіту:

Звіт передбачає два варіанти угруповань: по менеджерам та платникам.
Варіант по менеджерам дозволяє проаналізувати платіжну дисципліну клієнтів, закріплених за конкретним менеджером, а відповідно зрозуміти ефективність роботи співробітника з дебіторською заборгованістю. Дані звіту деталізуються в розрізі кожного рахунку та показують три типи дат та співвідношення між ними:

• дата рахунку
• планована дата оплати відповідно до затверджених кредитних умов
• фактичні дати оплати.

Виходячи з зазначених дат, ми отримуємо дані про планований термін кредитування та фактичний період відстрочення платежу. Стовпець "Відхилення" показує різницю між цими двома періодами. На підставі даних звіту можна проаналізувати, які клієнти не дотримуються обумовлених кредитних умов, і як ці умови порушуються. Така інформація необхідна для того, щоб приймати подальші управлінські рішення та більш точно прогнозувати грошові потоки.

Щоб розуміти, наскільки успішна ваша робота з дебіторською заборгованістю, і як швидко виставлені рахунки стають грошовими коштами, ми рекомендуємо вам вести статистику за коефіцієнтом та періодом оборотності дебіторської заборгованості, які розраховуються за формулами:

Коефіцієнт оборотності = Дохід / ((ДС на початок періоду + ДЗ на кінець періоду) : 2)
Період оборотності в днях = 365 / Коефіцієнт оборотності

Частина 3. Погляд у майбутнє – бюджети

Платіжний календар – це наш інструмент, щоб подивитися в майбутнє на короткий термін, але, безумовно, цього мало. Компаніям необхідно розширювати горизонти планування, щоб бути готовими до зростання та розвитку.
Якщо ви тільки плануєте побудувати систему бюджетування, ми рекомендуємо зробити наступні підготовчі кроки:

1. Визначте основні бізнес-процеси компанії та їх власників. Вкрай важливо, щоб працівники, відповідальні за певні статті бюджету, справді могли їх контролювати відповідно до своїх повноважень;
2. Визначте фінансову структуру компанії, виділіть центри відповідальності (центри доходів, витрат, прибутку);
3. Складіть бюджетний регламент – посібник з підготовки бюджетів. Це може бути невеликий документ, але він зрозуміє непростий процес бюджетування.

А безпосередньо з форматом та структурою бюджету вам допоможе наш блок Бюджетування, що складається з наступних частин:

1. Планування продажів, яке включає документ з планування та звіт про заплановані обсяги:
2. Аналіз запланованих та фактичних даних про продаж:
3. Документ з бюджетними показниками доходів та видатків. Статті бюджету компанія налаштовує та визначає самостійно за допомогою конструктора статей.
4. Аналіз бюджетних та фактичних показників за будь-який період.

Планування продажу

План продажів вноситься за допомогою документа "Планування продажів":

Дані документи групуються за періодами, менеджерами та клієнтами та виводяться у зведений звіт наступного формату:

Планування інших доходів та загальногосподарських (адміністративних) витрат

Кожна компанія може самостійно або за допомогою наших фахівців налаштувати той формат та деталізацію бюджетного звіту про прибуток та збитки, який вона вважає оптимальним. Статті, формули та ієрархія також налаштовується користувачами.
Наприклад, нижче варіант налаштування статей Бюджету:

За результатами налаштування виходить такий документ для внесення бюджетних показників:

Доходи та витрати з відповідних довідників прив'язуються до кожної статті Бюджету для подальшого зіставлення план/факт.

Зіставлення забюджетованих та фактичних даних

Важливим перевагою автоматизації бюджетного блоку проти ручними розрахунками і те, що у програмі кожен запроваджений документ відразу відбивається у Звіті зі зіставлення планових і фактичних показників, тобто. на будь-який момент часу можна подивитися, наскільки використано кожну статтю бюджету. Такий облік полегшує поточний контроль над витратами періоду та визначення перевитрати.
Формат звіту:

Ми сподіваємося, що описані інструменти будуть корисні вашій компанії і готові допомогти в їх налаштуванні та впровадженні.